Poslovni sestanki pri poslovnih partnerjih niso vedno obvezni, saj je treba storiti veliko stvari. Da bodo prisotni vsi pravi ljudje, mora biti pismo sestanka sestavljeno na prepričljiv način. Tako lahko vplivate na vedenje in načrte drugih ljudi.
Navodila
Korak 1
Prejemnika pisma obvestite, da ste prebrali njegovo prošnjo. To tehniko je primerno uporabiti, če naslovnik čaka na nekakšen odziv in je njegovo vprašanje bolj priročno rešiti na osebnem sestanku. Izkoristite to priložnost, pokličite osebo in ji sporočite, da je poslala pismo z obrazložitvami. V tem primeru ste lahko prepričani, da bo sporočilo natančno prebrano.
2. korak
Izrazite razumevanje problemov, ki jih je treba rešiti. V nekaj stavkih opišite svoje mnenje o ustreznosti in ažurnosti zastavljenih vprašanj.
3. korak
Naštejte prednosti prisotnosti na prihajajočem sestanku. Poiščite vsaj pet razlogov, zakaj bi si oseba želela rezervirati čas za dogodek. Te razloge je treba oblikovati z vidika druge strani. Na primer, prišel bo strokovnjak, ki bo posebej svetoval o vseh vprašanjih, vendar v bližnji prihodnosti ne bo druge priložnosti za srečanje z njim. Razloge razvrstite po padajočem zaporedju pomembnosti.
4. korak
Povejte nam o dodatnih argumentih v prid predlogu. Zdaj lahko navedete razloge, ki za naslovnika niso tako pomembni, bodo pa vplivali na njegovo vedenje. Na sestanek je na primer povabljen direktor oddelka, ki bo gotovo pozoren, če bo kdo odsoten. Da ne boste pokvarili svojega ugleda, je bolje, da dogodka ne zamudite.
5. korak
Navedite preprost in lahko dostopen način povratnih informacij. Naslovnik ima lahko vprašanja, predloge ali pojasnila. Dajte mu priložnost, da se takoj poveže z odgovorno osebo in ne išče kontaktnih podatkov.
