Ko organizacija zbira dokumentacijo, ki zahteva kratkoročno ali dolgoročno shranjevanje, jo je treba organizirati in spenjati mape z mehko ali trdo vezavo. Vsak poseben primer ima lahko svoje zahteve glede zasnove arhiva in zaporedja dela, saj na tem področju ne obstajajo strogi zakonodajni standardi. Vendar pa opredeljuje osnovna načela, ki se jih običajno držijo izkušeni uradniki.
Potrebno
- - črni svinčnik;
- - pisarniško šilo (ali UPD naprava);
- - objemka;
- - šivalna igla;
- - vrvica ali najlonska nit;
- - škarje;
- - list belega papirja;
- - pisalno lepilo;
- - pokrov.
Navodila
Korak 1
Po preučitvi vrednosti dokumentacije jo oštevilčite tako, da v črni svinčnik v zgornjem desnem kotu vsakega lista postavite serijsko številko (v kronološkem vrstnem redu). Začnite s prvim preobratom; naslovnega seznama dokumentov in zadnje strani ni treba oštevilčiti. Prepričajte se, da številke ne gredo v besedilo.
2. korak
Na sredini levega roba vsakega dokumenta naredite dva para lukenj s posebnim pisarniškim šilom. Da se sveženj papirjev ne razpade, ga pritrdite v objemko. Praviloma uradniki postavljajo luknje v navpično črto, med vsako luknjo pa ostanejo najmanj 3 cm. Če ima list ozek rob, lahko na rob prilepite bel trak.
3. korak
Uporabite poseben stroj za utripanje dokumentacije (UPD). To bo znatno zmanjšalo vaše delo, saj lahko s to napravo naenkrat prebodite sveženj dokumentov debeline 10 cm. Previdno preberite navodila in natančno delajte - sveder se zelo segreje.
4. korak
Začnite šivati mapo s pomočjo posebne natezne vrvice ali močne najlonske niti in šivalne igle. Dvakrat utripajte arhiv za varno objavo. Potegnite ohlapne "repove" vrvice (približno 5-6 cm) skozi srednjo luknjo na šivasti strani "knjige" in naredite močan vozel.
5. korak
Iz debelega belega papirja izrežite krog (približno 4 cm v premeru) in z njim prilepite vozel. Uporabite običajno pisalno lepilo. Nalepko primite s pečatom, nanjo pritrdite podpis overitve in datum. Če je mapa že pritrjena brez potrditvene strani, jo je dovoljeno prilepiti na notranjo stran naslovnice.
6. korak
Vstavljeno mapo potisnite v poseben ovitek ali z računalnikom povežite dokumente. Za dolgoročni arhiv je priporočljivo izbrati trdo vezavo, v drugih primerih so primerna tudi kartonska "oblačila" ali iz debelega premazanega papirja. Vsekakor pa naj gre za poslovni tiskarski izdelek, oblikovan v skladu s poslovnim slogom.
