Računovodske dokumente in blagajne, protokole in listine, knjigovodske knjige je treba natisniti in hraniti na papirju. Hkrati jih je treba speti, da se strani v dokumentih ne pomešajo, ne izgubijo ali zasežejo. V ta namen so šivani. Z ostrimi nitmi. Če se šiva dokument ali knjiga, je nit dodatno zatesnjena z nalepko in overjena s pečatom.
Priprava na spenjanje in spenjanje dokumentov
Pripravite liste dokumentov ali knjige za šivanje. Pripravite iglo in ostro nit. Morda boste potrebovali luknjač, pisalno lepilo, nalepko (papir 4 x 6 cm) in tisk. Nato pripravite dokumente, ki jih želite vložiti. Liste pravilno razporedite, preverite, ali so zloženi v pravem vrstnem redu. Če je več listov prišitih skupaj, je dovolj, da prebodemo z iglo. Na mestu šivanja narišite strogo navpično črto, na sredini simetrično označite 3 točke, med katerimi so strogo 3 cm, in jih lahko zarežete. Če je dokument še posebej pomemben, lahko naredite pet lukenj za vezavo v razmakih 3 cm. Luknje lahko naredite z luknjačem.
Za računovodske dokumente, ki jih je treba vložiti v debele svežnje, lahko uporabite dve možnosti. Prebodite po delih in napredujte po niti. Ali naredite prebod z debelim dolgim žebljem in kladivom. Številčite strani od naslovnice do naslovnice, preden zašijete dnevnik česar koli. Nato z žebljem in kladivom prebodite luknje. Ali prebodite s šilom.
Kako in kako spenjati dokumente
Dokumente lahko šivate na več listov z običajnimi nitmi, vendar je bolje izbrati niti za šivanje (ostra nit). Snope bančnih dokumentov je bolje zašiti z bančnimi vrvicami. Revije so groba nit, ker je revija pritrjena sama, nit pa je potrebna, da se listi ne strgajo.
Knjigo prihodkov in odhodkov je treba oštevilčiti in zašiti. Na zadnji strani so navedeni podatki v knjigi ter dani podpisi in pečati (če obstajajo) podjetnika in davčnega zastopnika.
Za zanesljivost je bolje dvakrat zašiti dokumente. Pravilna različica šivanja je, ko se nit začne s hrbtne strani dokumenta in je tam prikazan preostali del niti po šivanju. Koliko centimetrov niti bi morali pustiti na zadnji strani? 5-7 centimetrov. Potem je priročno, da nit navezemo z vozlom. Konci niti naj bodo približno enaki za nadaljnje lepljenje.
Izdelava vezanega dokumenta
Kaj storiti z računovodskimi dokumenti po šivanju? Lahko ga pošljete v omaro ali arhiv. Delo z njimi na vdelani programski opremi je končano. Toda pomembne dokumente, na primer protokole, je treba še pripraviti. Za to se pripravlja tanka papirnata nalepka. Na njem je vnaprej natisnjeno naslednje besedilo: "Prešit, oštevilčen, podpisan in odtisnjen z N listi." N - število listov, označeno z besedami in številkami. Sledi položaj vodje, ime organizacije, dejanski podpis in pečat. Besedilo je seveda natisnjeno vnaprej, podpis in pečat pa kasneje.
Knjigo računovodstva in prihodkov, ki se je vodila v elektronski obliki, natisnemo ob koncu poročevalskega obdobja, izpise zavežemo in overimo podjetnik in predstavnik davčnega organa.
Nalepka je nameščena na hrbtni strani dokumenta, tako da pokriva vozel niti in del niti. Konci niti se izvlečejo iz nalepke in z lepilom s pisarniškim lepilom po celotni površini nalepke. Šele zdaj je mogoče podpisati z glavo in postaviti pečat. Pri revijah velja isti postopek kot pri nalepki.
