Različne mape in klasifikatorji so že dolgo postali del ne le pisarniškega, ampak tudi domačega okolja. Dejansko je to zelo priročen način shranjevanja in tudi tematskega razdeljevanja dokumentov. Ko pa je map preveč, je težava pri njihovi distribuciji v delovnem prostoru.
Potrebno
- - mape;
- - pladnji za papir;
- - nalepke;
- - škatle;
- - pisalo.
Navodila
Korak 1
Razumevanje vsebine map. Organiziran naj bo po nekem splošnem načelu, da bo lažje najti določen dokument. Na primer, študentje naj za vsak predmet določijo mapo. Delovna oseba lahko razdeli po področjih dejavnosti in dodeli dve ali tri mape za posebej pomembne ali nujne papirje. Po izbiri klasifikacijskega sistema razporedite vse papirje po sistemu in na mape prilepite nalepke z zapisom, kaj je v njih shranjeno.
2. korak
Ugotovite, kako najbolje razporediti nastale mape. Če so velike in stabilne, jih lahko preprosto razporedite na polico po temah. Tanke in prilagodljive mape je najbolje shraniti vodoravno. Vendar pa je velike sklade neprijetno uporabljati, zato jih hkrati zložite v pladnje za papir. Pri tem upoštevajte tudi tematsko razvrstitev, da boste lažje iskali informacije.
3. korak
Če na polici potrebujete tanke mape, uporabite pregrado. Lahko je v obliki predelne stene, ki ločuje en del police od drugega, ali v obliki navpičnega odprtega pladnja za papir. Ko torej eno polico odstranite s police, ostalo ne bo začelo padati in ne bo nereda.
4. korak
Za zelo veliko število map, na primer organiziranje shranjevanja v arhivu podjetja, uporabite sistem za shranjevanje v regalih. Tako so papirji shranjeni v državnih depozitarjih. Hkrati so mape shranjene v posebnih škatlah, nameščenih na regalih. Posebnost teh polj je, da se ne odpirajo z vrha, temveč s strani, kar vam omogoča, da dobite mapo, ki jo potrebujete. Ne da bi odstranili celotno težko posodo s stojala. Na isti stranski pokrov je smiselno prilepiti nalepko z informacijami o tem, kateri dokumenti so znotraj oddelka za shranjevanje.
