Nekatera področja dejavnosti zahtevajo sistematizacijo blaga, izdelkov in dokumentov. Datoteke s kartami ni mogoče uporabljati samo v proizvodnji. Na primer, koristno bo osebi, ki zbira znamke ali kovance, ali cvetličarni. Na splošno, kjer koli morate med številnimi predmeti hitro najti pravega.
Navodila
Korak 1
Informacije v datoteki morajo biti lahko dostopne, ne glede na velikost shrambe podatkov. Zato razdelite celoten zvezek na bloke, na primer po abecedi ali po datumu. Tako boste v kratkem času našli informacije, ki jih potrebujete (kartica).
2. korak
Vsi vnosi v datoteko morajo biti urejeni. Če so na primer imena napisana na roko, bi morala biti razumljiva, brez madežev, saj bo tako težko najti informacije, ki jih potrebujete.
3. korak
Datoteka mora biti shranjena na določenem mestu, na primer v stojalu. Polja se morajo ujemati z velikostjo kart. Ne pozabite narediti popisa vsebine, tako da vam ni treba neprestano prelistavati nepotrebnih podatkov. Ko se podatki dopolnjujejo, jih vnesite v popis.
4. korak
Iskalni znaki, ki jih vsebujejo elementi kartoteke (kartice, datoteke itd.), Morajo biti strogo sistematizirani. Če gre na primer za kartoteko za rože, morajo biti iskalni znaki ("tipke") v vseh elementih prikazani na enak način. Če želite to narediti, ustvarite "okostje" iskalnega elementa.
5. korak
Recimo, da želite sestaviti kartoteko svojih rož. Vsi imajo različne značilnosti, vendar jih sestavljajo številni enaki elementi: socvetje, steblo, list, koren itd. V skladu s tem morajo biti vsi ti elementi vsebovani v "okostju". Na primer, ime je "Sončnica", oblika socvetja je "Okrogla", barva "Rumena" itd.
6. korak
Vsako zbiranje podatkov mora spremljati "Seznam meril za iskanje". V arhivu, sestavljenem iz navadnih kartic, je lahko besedilni dokument; za obrazec navideznega arhiva - spustni seznam, s katerega bo uporabnik izbral znak, ki ga potrebuje. Če imate elektronsko omarico, ustvarite posnetek izmenljivega diska, ker lahko trdi disk kadar koli izgori.
