Odpis dokumentov je zadnja stopnja oblikovanja knjižničnega fonda. Po preklicu naročnine in čitalnice sprostijo shrambo publikacij, ki zavzamejo prostor, vendar bralci do njih popolnoma ne zahtevajo. Glavni dokument, ki ureja postopek umika knjig iz zbirke, je "Navodilo o obračunu knjižničnega sklada", sprejeto leta 1998. Na njegovi podlagi lahko razvijete lasten algoritem ravnanja knjižničnega osebja v postopku odpisa literatura.
Navodila
Korak 1
Oblikujte komisijo za odpis dokumentov iz knjižničnega fonda. Vključevati mora direktorja knjižnice (hkrati bo tudi predsednik komisije), njegovega namestnika, vodje oddelkov za nabavo, shranjevanje knjig, izposojo, čitalnico in glavne knjižničarje teh oddelkov. Če je knjižnica specializirana (univerza, šola, podjetje itd.), V delo komisije obvezno vključite vodilne strokovnjake s področja dejavnosti organizacije. Na primer, v komisiji za odpis literature iz univerzitetne knjižnice bi morali biti prorektorji za akademsko in znanstveno delo ter predstojniki glavnih oddelkov.
2. korak
Pripravite literaturo, ki jo boste zavrgli. V večini knjižnic se izbira knjig, ki jih je treba umakniti iz zbirke, izvaja neprekinjeno. Skozi vse leto zaposleni na ločeno stojalo postavijo stare publikacije, ki jih ni mogoče obnoviti in popraviti, podvojene kopije, knjige s pomembnimi napakami itd. Med rednim pregledovanjem delov knjižničnega fonda se razkrijejo izgubljene publikacije, nepomembna literatura ter knjige in drugi dokumenti, ki jih bralci ne potrebujejo in so po vsebini zastareli.
3. korak
Člane komisije seznanite z objavami, pripravljenimi za preklic. Končno odločitev bodo sprejeli strokovnjaki po celoviti analizi vsakega predmeta in predmeta. Posebno pozornost je treba nameniti izključevanju neobdelane in zastarele literature. Lahko predstavlja na primer zgodovinski interes ali izjemen pogled na znanstveni problem.
4. korak
Literaturo razdelite v skupine glede na razlog za odpis. Za vsako skupino sestavite odpisni obračun v dveh izvodih (za računovodstvo in knjižnico). V njem navedite sestavo provizije, število odpisanih knjig, njihove skupne stroške in razlog za izključitev literature iz sklada. Akt morajo podpisati vsi člani komisije. Temu obvezno priložite popoln seznam publikacij, sestavljen v obliki tabele z naslednjimi stolpci: - številka po vrsti; - inventarna številka publikacije; - avtor, naslov, leto izida; - cena ene kopija; - število kopij; - skupni stroški.
5. korak
Zapisujte si o odpisu literature v vseh računovodskih oblikah: inventarna knjiga, zbirna knjiga, registracijske kartice. Iz tradicionalnih in elektronskih katalogov odstranite kartice in opise publikacij, umaknjenih iz sklada.
6. korak
Odločite se, kam poslati razgrajene publikacije. Možnosti je več: prodaja bralcem (če je taka možnost določena v Pravilniku o plačljivih knjižničnih storitvah), brezplačen prenos v druge knjižnice in informacijske centre, recikliranje (odpadni papir), odstranjevanje. Če nameravate prodajati literaturo, pridobite predhodno soglasje vodstva in obvestite računovodsko službo organizacije.
7. korak
V skladu s sprejeto odločitvijo prostore knjižnice osvobodite razgrajenih publikacij. Predložite dokumente računovodstvu in prejmite potrdilo, da je bila ta literatura odstranjena iz knjižnice.
