Oblik stroge odgovornosti, poškodovanih v procesu dela ali slabo natisnjenih v tiskarni, ni mogoče preprosto zavreči. Treba jih je previdno prečrtati diagonalno in shraniti v kovinskem sefu.
Navodila
Korak 1
Poškodovane ali nepopolne obrazce za strogo poročanje je treba hraniti pet let. Po tem obdobju organizirajte popis obrazcev, ki naj potrdi dejansko prisotnost poškodovanih ali neuporabljenih dokumentov, ki iz objektivnih razlogov niso več potrebni. Takšni razlogi so lahko na primer navedbe na računih, zavarovalnih policah, obrazcih za hotele in drugih oblikah starega pravnega naslova organizacije. Med postopkom popisa nastavite natančno število obrazcev za odpis, njihovo število, ugotovite vzrok poškodbe dokumenta. Pregledane so tudi bodice, ki ostanejo na odtrganih obrazcih, ki jih je organizacija izdala med svojim delovanjem.
2. korak
Mesec dni po popisu zberite komisijo za uničenje strogih obrazcev za poročanje. Komisija mora preveriti vse uporabljene in poškodovane obrazce, njihovo količino in na podlagi opravljenega dela sestaviti akt o odpisu in uničenju.
3. korak
Oblika akta o odpisu SSO se razvije neposredno na zavodu. Dejanju dodelite številko, navedite materialno odgovorno osebo, navedite ime organizacije. Besedilo akta začnite tako, da navedete člane komisije, navedete njihova imena in priimke ter zasedena delovna mesta. Nato sestavite tabelo, v kateri je v prvem stolpcu navedena številka obrazca, v drugem - razlog za uničenje in v tretjem - datum odpisa. Številčno in z besedami navedite število obrazcev, ki jih je treba uničiti, zberite podpise vseh članov komisije, dešifrirajte te podpise, navedite datum na koncu akta.
4. korak
Na podlagi podpisanega akta uničite stroge obrazce odgovornosti. Uničenje pomeni fizično uničenje nosilca papirja, na katerega je natisnjen obrazec, brez možnosti obnovitve. Odpisane dokumente podajte skozi drobilnik ali jih zažgite.
