Dejavnost katerega koli podjetja ali organizacije, ne glede na obliko lastništva, je nemogoča brez upravljanja z dokumenti, kar je pravzaprav potrditev te dejavnosti. Poenotenje pretoka dokumentov je bilo izvedeno že v 79. letih prejšnjega stoletja, vendar so takrat ustvarjeni standardi z manjšimi spremembami in dopolnitvami veljali še danes.
Navodila
Korak 1
Enoten sistem za upravljanje dokumentov, potreben za podporo dejavnostim organizacije, vključuje tri vrste dokumentov:
- organizacijski;
- upravno;
- informacije in reference.
Slednja vrsta dokumentov je v primerjavi s prvima dvema pomožna in za razliko od njih ni obvezna za izvršitev. Vsebujejo vse posebne servisne informacije, potrebne tako za sprejemanje vodstvenih odločitev kot za njihovo pravilno razumevanje in izvajanje.
2. korak
Referenčni dokumenti vključujejo: poslovna glasila; telegrami in telefonska sporočila; storitve, poročila in pojasnila; povzetki, pregledi in informativna poročila, akti. Vsebino teh dokumentov je mogoče upoštevati ali spodbuditi le na podlagi teh informacij. To je pomemben del poteka dela, brez katerega ni mogoče organizirati nobenega proizvodnega procesa.
3. korak
Če govorimo o določenih vrstah informacijskih in referenčnih dokumentov, je praviloma večina informativnih pisem, v katerih avtorji anketiranca opozorijo na nekatera dejstva, informacije o blagu, prihajajočih dogodkih ali dejavnostih. Lahko so proaktivni in tisti, ki so napisani v obliki poročila o izvajanju dodeljenih nalog matičnih organizacij z najvišjo vodstveno ravnijo. Samomotivirana prodajna pisma se nanašajo tudi na informativne in referenčne dokumente.
4. korak
Povzetek, pregled ali informativna opomba - dokumenti, ki vsebujejo opis enakih dejstev, stvari ali dogodkov, v katerih je lahko kratek povzetek, vendar ta zahteva ni obvezna. Navadna potrdila se lahko pripravijo na zahtevo zainteresiranih strani ali posameznikov in služijo kot dokument, ki potrjuje kakršno koli dejstvo. To so na primer potrdila o plači, sestavi družine, kraju dela ali študija itd.
5. korak
Pojasnila o storitvah se običajno uporabljajo kot izmenjava informacij med oddelki, ki niso neposredno odvisni od proizvodnje. Poročila se pišejo neposrednemu nadzorniku, da se seznanijo z dejstvi, ki jih mora poznati pri dežurstvu. Obrazložitvene navedbe se uporabljajo v primerih kršitve delovne discipline, kršitelje jih napišejo sami, da pojasnijo svoje dejanje. Akti, ki potrjujejo določeno dejstvo, so sestavljeni skupaj in jih podpišejo vsaj trije udeleženci preverjanja ali akcije.
