Telefonogram pomeni splošno ime za dokumente, ki se ustno prenašajo po telefonu. Uporablja se za posredovanje službenih informacij praviloma v nujnih primerih, ko je treba naslovnika o nečem nujno obvestiti, poslati sporočilo in poslati vabilo.
Potrebno
pisalne potrebščine, telefonske številke prejemnikov, dnevnik odhodne pošte, telefonska komunikacija
Navodila
Korak 1
Pripravite besedilo telefonskega sporočila. Na kratko navedite bistvo sporočila, priporočena dolžina besedila ne presega 50 besed. Če telefonsko sporočilo vsebuje navedbo dogodka, ki bi se moral zgoditi v prihodnosti: sestanek, sestanek, priprava akta itd., Potem navedite kraj in čas dogodka.
Besedilo mora biti oblikovano tako, da je izključena možnost dvojne razlage.
2. korak
Telefonsko sporočilo sestavite na papir v skladu s pravili za sestavljanje pisma iz glave. Tako je treba dokumentu z besedilom dodeliti rekvizite: enolično številko in datum priprave. Telefonsko sporočilo podpiše oseba, v imenu katere bo poslano.
3. korak
Določite prejemnika telefonskega sporočila. Če je prejemnikov več, poleg besedila sporočila naredite seznam prejemnikov. Takšen seznam je sestavljen na ločenem listu, vsebuje imena organizacij, ki jim je treba poslati telefonsko sporočilo in ustrezne telefonske številke.
4. korak
Registrirajte telefonsko sporočilo v dnevniku odhodne korespondence. Če je telefonsko sporočilo redek pojav v vašem delovnem toku, za registracijo uporabite splošni dnevnik. V primeru, da se redno poslužujete tega načina prenosa informacij, zaženite ločen dnevnik za telefonska sporočila, tako da boste lažje krmarili.
5. korak
Pokličite naslovnika in prosite za prejem telefonskega sporočila. Ugotovite in zapišite položaj, priimek, ime, zaimek osebe, ki prejme telefonsko sporočilo.
6. korak
Povejte naročniku:
- položaj, priimek, ime, zaimek osebe, v imenu katere je poslano telefonsko sporočilo;
- svoj položaj, priimek, ime, zaimek in telefonsko številko.
Diktirajte besedilo telefonskega sporočila. Ko ste poslali besedilo, naročnika prosite, naj ponovno prebere telefonsko sporočilo, da preveri pravilnost njegovega snemanja.
7. korak
Od naročnika ugotovite dohodno registracijsko številko telefonskega sporočila in si ga zapišite.
