Dejavnost katere koli organizacije vključuje delo z dokumenti. Nekateri med njimi sčasoma izgubijo na pomembnosti in jih pri delu ne uporabljajo. Da bi se znebili nepotrebnih papirjev, jih običajno uničijo. Uničevanje dokumentov je treba izvesti v skladu s pravili, določenimi v pisarniškem delu.
Potrebno
- - dejanje uničenja;
- - tehnična sredstva za uničenje dokumentov.
Navodila
Korak 1
Oglejte si postopek za uničevanje dokumentov. Velja tako za papirnate dokumente kot za dokumente, izdelane v elektronski obliki. Ponavadi se uničijo dokumenti, ki so izgubili svojo praktično vrednost in jim je poteklo obdobje hrambe. To velja predvsem za osebje in računovodske dokumente.
2. korak
Opravite pregled vrednosti dokumentov. Rezultat tega bi moral biti akt o dodelitvi in pripravi na uničenje tistih papirjev, ki niso več predmet hrambe. Obdobje hrambe dokumentov določa trenutna nomenklatura datotek vaše organizacije. V nekaterih primerih so izrazi določeni v skladu z zveznimi zakoni, vladnimi odloki, oddelčnimi ali standardnimi seznami dokumentov.
3. korak
Sestavite akt za uničenje dokumentov, tako da pred vsako skupino naslovov navedete ime strukturne enote. V zakon vnesite podobne primere pod enim splošnim naslovom, pri čemer navedite skupno število primerov. Akt mora podpisati uslužbenec organizacije, ki je sodeloval pri preverjanju vrednosti dokumentov. Po tem akt potrdi predstojnik.
4. korak
Izberite primere za uničenje s prikazom strani. Tako boste lahko zamudili potreben dokument, ki je slučajno prišel v datoteko. Če je kateri koli material že dolgo na mestu shranjevanja, ga je mogoče selektivno pomikati, da se ugotovi ustreznost dokumentov.
5. korak
Izberite način uničenja dokumentov, vključenih v akt. Lahko jih zažgemo ali v ta namen uporabimo drobilnik papirja. Včasih se materiali, ki jih je treba uničiti, prenesejo na odlaganje v specializirano podjetje, pri čemer se pripravi postopek s potrdilom o prevzemu in ustreznim računom. Slednja metoda se najpogosteje uporablja, kadar je obseg dokumentacije velik. Da bi zagotovili zaupnost, se prenos primerov in njihovo uničenje običajno izvajata pod nadzorom uslužbenca organizacije.
