Vodenje računovodskih evidenc je precej mukotrpna naloga. Mape z računi za nekatere vrste pogodb morajo biti v organizaciji hranjene do deset let, zato jih je treba vložiti tako, da je kadar koli mogoče najti potreben dokument.
Navodila
Korak 1
Vodi dnevnik računov. Tja vnesite vse številke dokumentov, ki jih nameravate vložiti. Najbolje je, da to storite v elektronski obliki, v posebnem programu ali v običajni preglednici Excel. Vnesite številko dokumenta (običajno mešano - številčno in številčno) in njegov datum. Občasno prenesite podatke na diske, da bo arhiv v primeru okvare računalnika nedotaknjen in varen.
2. korak
Če je v podjetju več pravnih oseb, ustvarite več knjig računov. Pri pripravi dokumenta mu takoj dajte ustrezno številko. Uporabi konvencije. Na primer, račune, izdane za JSC "Zolotaya Antilope", označite kot 123-ZA, za JSC "Padishah" pa kot 123-P. Navedite številko pogodbe ali sporazuma, na katerega je bil sestavljen ta račun.
3. korak
Vzemite račun za vložitev. Z luknjačem prebodite dve luknji. Dokument prilepite v mapo. Uporabite trdna veziva, da se izognete gubanju vrednostnih papirjev. Ne nabijte jih pretesno.
4. korak
Drugi način shranjevanja je v datotekah. Vzemite prosojni ovitek in vanj vstavite račun. Datoteko položite v vezivo in jo pritrdite s posebnimi držali.
5. korak
Označite vsako mapo. Upoštevajte, kateri računi pravnih oseb so tam shranjeni. Zapišite obdobje zbiranja dokumentov.
6. korak
Račune, starejše od treh let, pošljite v skladišče. Mape zložite v kartonske škatle, ki lahko dihajo. Na stenah navedite število veziv v notranjosti in kateri pravni osebi pripadajo. V programu, v katerem registrirate dokumente, označite, kateri izmed njih so bili poslani v skladišče. Po potrebi bo vedno mogoče pobrati arhiv in poiskati potrebne papirje.
