Za upravljanje kadrov je odgovoren kadrovski oddelek organizacije. Oblikovanje in vzdrževanje osebne mape zaposlenega se izvede po podpisu naloga za njegovo zaposlitev.
Potrebno
- - dokumenti najetega zaposlenega (potni list, izobrazba);
- - dokumenti, sestavljeni pri zaposlovanju in v procesu delovne dejavnosti zaposlenega;
- - fotografija zaposlenega v velikosti 3x4 cm;
- mapa za povezovanje.
Navodila
Korak 1
Natisnite in najemite zaposlenemu obrazce osebnega lista za osebne evidence in avtobiografijo, prosite zaposlenega, da jih izpolni ročno. Zaposleni naj na izpolnjenih dokumentih navede svoj podpis in datum. Fotografijo zaposlenega prilepite na prvo stran osebnega kadrovskega lista.
2. korak
Vzemite navadno vezavo in nanjo natisnite in prilepite naslovnico osebne datoteke. Naredite kopije potnega lista (strani s fotografijo, registracijo, zakonskim stanjem), dokumentov o izobrazbi zaposlenega, jih shranite v osebno mapo. Priložite tudi lastnosti, priporočila, življenjepis zaposlenega, prošnjo za delo. Če organizacija vodi pogodbe o zaposlitvi in naloge za osebje ločeno, jih kopirajte in shranite v osebno mapo.
3. korak
V svoj osebni spis vložite tudi kopijo opisa delovnega mesta in druge dokumente, povezane z registracijo zaposlitve zaposlenega. Ne pozabite priložiti avtobiografije in lista z osebnimi evidencami (običajno na začetku vaše osebne datoteke). Oštevilčite vse liste svoje osebne datoteke, začenši s kopijo potnega lista in dokumentov o izobrazbi. Naredite notranji popis dokumentov, shranjenih v osebni mapi, in ga postavite na začetek osebne datoteke.
4. korak
Osebni dosje zaposlenega v postopku dopolnite s kopijami različnih dokumentov o izpopolnjevanju (kopije diplom, spričeval, spričeval itd.), Dokumentov, ki potrjujejo prevode (izjave, dodatni dogovori k pogodbi o zaposlitvi, kopije ali druge kopije ukazi itd.).), ukazi za izrek kazni ali spodbud in drugi dokumenti.
5. korak
Osebni dosje ob odpustu zaposlenega iz organizacije dopolnite z dokumenti o odpovedi: odpovednim pismom, dogovorom strank, kopijo ali drugo kopijo sklepa o odpovedi in drugimi dokumenti.
6. korak
Pripravite osebni dosje odpuščenega uslužbenca za prenos v arhiv. Če želite to narediti, razporedite dokumente po časovni kronologiji v naslednjem vrstnem redu:
- osebni zapis osebja in avtobiografija;
- kopija potnega lista in dokumentov o izobrazbi;
- dokumenti za zaposlitev;
- dokumenti, ki jih kadrovska služba sestavi med zaposlitvijo zaposlenega;
- dokumenti o odpovedi (izpolnite osebni spis).
Oštevilčite liste osebne mape, znova registrirajte njen notranji inventar, dokument oddajte v arhiv.
7. korak
V procesu pisarniškega dela se dokumenti osebne datoteke v njej nahajajo v obratni časovni kronologiji, tj. na začetku primera se objavijo odpustni dokumenti; za njimi - dokumenti o premestitvi zaposlenih, ukazi o spodbudah in kaznih itd.; za njimi - dokumenti o zaposlitvi in kopije dokumentov o izobraževanju itd.
