Nujno označen faks - hitreje ga dajte šefu, e-pošto, ki je zapolnila škatlo, je treba razstaviti, kup pisem in nekaj paketov, ki jih je prinesel poštar, je treba nujno "razpršiti" po oddelkih, zaposleni pa napisal prošnjo za dopust. Tu imate tako oglase kot pomembne računovodske dokumente. Delo tajnice je težko! Vredno je izgubiti en "papirček", saj se izkaže, da je od tega odvisna usoda organizacije in vaša kariera. Če želite vedno najti ta ali tisti dokument, morate pravilno registrirati korespondenco.
Potrebno
- Register dohodne korespondence,
- dnevnik odhodne pošte,
- zvezki s prostornino 96 listov,
- organizacijske oblike,
- mape.
Navodila
Korak 1
Vso dohodno in odhodno korespondenco morate registrirati, poleg tega pa na dan prejema ali odpreme. Dopisovanje vseh vrst je predmet registracije: poštne pošiljke, elektronska pošta, faksi, osebno dostavljeni v roke sporočila. Pomembna e-poštna sporočila (dohodna in odhodna) je treba natisniti in zabeležiti na enak način kot druge vrste korespondence. Poleg tega je treba registrirati interno korespondenco: beležke, servisne beležke, pojasnila, izjave, pritožbe.
2. korak
Za registracijo korespondence hranite posebne dnevnike registracije. Glede na obseg korespondence določene vrste lahko ustvarite splošne revije dohodne in odhodne korespondence ali pa jih dodatno razčlenite po vrstah. Na primer, ustvarite dnevnik za snemanje dohodne in odhodne e-pošte. Ne glede na obseg korespondence je priročno ustvariti ločen dnevnik za registracijo dohodnih in odhodnih faksov.
3. korak
Če nimate posebnega dnevnika registracije korespondence, natisnjenega v tiskarni, vzemite navaden zvezek in ga razširite. V dnevniku dohodnih pisem navedite številko sporočila, datum prejema in vrsto korespondence, če imate skupni dnevnik za vse vrste sporočil, od elektronskih do faksimilnih. V ločenem stolpcu na kratko opišite vsebino pisma. V naslednji stolpec napišite ločljivost glave in ime osebe, ki ji je bilo pismo predano v izvršbo. Če v praksi težavo nadzoruje določena oseba, veliko pisem ne pride do upravnika, ampak se takoj pošlje izvajalcu, zato tega stolpca ne bi smeli povečati. Priporočljivo je, da pustite prostor za podpis pod priimkom izvajalca ali ob njem, pri čemer navedete, da je dokument prejel. Če je vodja tajniku naročil, naj nadzira "izvajanje" dokumenta, potem je v ločenem stolpcu z rdečim črnilom vstavljena opomba o nadzoru (črka "K" ali beseda "nadzor"). Po zaključku izvršitve naročila, povezanega s tem dokumentom, označite izvršbo, pa tudi prenos pisma "v zadevo" (navedite številko primera in datum njegovega nastanka).
4. korak
Register korespondence je potreben tudi za vsa odhodna sporočila. V dnevniku odhodnih pisem je manj stolpcev kot v dnevniku dohodne korespondence. Tako kot v registru dohodnih pisem v register odhodnih pisem vnesite stolpec s serijsko številko pisma, stolpec z datumom, samo odpreme, z vrsto poslane korespondence (če je potrebno), s povzetkom sporočila, priimkom povzročitelja dokumenta (pisma), pa tudi stolpcem s številko primera, kamor je bila vložena kopija sporočila.
5. korak
Na poseben način registrirajte korespondenco, ki jo pošljete po pošti. Registracija pisem, poslanih po pošti, se izvede na pisemskem listu organizacije. Bolje je, da hkrati pošljete največ 7-10 pisem. Ročno ali v računalniku na obrazec napišite datum pošiljanja, spodaj za vsako pismo, poslano po pošti, navedite serijsko številko zapisa, ime organizacije, njeno lokacijo (lahko določite le mesto oz. regija). Pustite nekaj prostora na desni. Tukaj morate po prejemu čeka po pošti vnesti poštne številke z njega (običajno 6-8 števk). Pod ime organizacije za vsako pošiljko napišite številke in datume dokumentov, ki jih želite poslati, ali druge podrobnosti, ki omogočajo njihovo prepoznavanje. Na pošti ta seznam potrdi poštni žig. Lahko ga shranite v ločeno mapo ali v mapo, kjer so shranjena odhodna sporočila.
6. korak
Za beleženje vsake vrste notranje korespondence je potreben ločen dnevnik. V vsakem dnevniku navedite številko dokumenta, njegov datum, priimek avtorja, povzetek, ločljivost glave, priimek izvršitelja, oznako nadzora in številko primera.
