Popis dokumentov je referenčna knjiga, ki razkriva sestavo in vsebino dokumentov, jih sistematizira in upošteva znotraj celotnega sklopa dokumentov. Sestava popisov je pomembna stopnja pri obdelavi in urejanju dokumentov, katere namen ni le varnost dokumentov, temveč tudi njihova jasna izvedba.
Navodila
Korak 1
Opravite registracijo seznama dokumentov na pisemskem pismu organizacije (če obstaja). To ni potrebno, je pa zaželena zahteva za take dokumente. V vsakem primeru mora biti navedeno ime organizacije.
2. korak
Zapišite naslov, ki naj vsebuje podatke, ki določajo lastništvo dokumentov, vključenih v popis. Na primer, "Popis dokumentov v kazenski zadevi", "Popis dokumentov, ki so na voljo v potrditvenem spisu", "Popis dokumentov za vizum na Dansko" itd. Če organizacija redno sestavlja zaloge, zapišite serijsko številko popisa.
3. korak
Ustvarite tabelo, ki jo sestavljajo naslednji odseki: "Število p / p", "Ime dokumenta", "Število listov v dokumentu". Izpolnite vsa navedena polja. Po potrebi dodajte iskalne stolpce v tabelo. Na primer strani _ do _, številke strani, vrednost, opomba itd.
4. korak
Pod tabelo napišite, koliko listov, dokumentov ali kopij vključite v popis. Zapišite s številkami in besedami: 3 (tri), 25 (petindvajset).
5. korak
Sestavo inventarja dopolnite s podpisi voditeljev organizacije, tako ali drugače odgovornih za izvedbo tega inventarja (inšpektor kadrovske službe, vodja proizvodnje itd.). Zapišite polno ime delovnega mesta direktorja in prepis njegovega priimka, imena in zaimka. Po potrebi v dokument vključite svoje polno ime. in podpis osebe, ki je predala in sprejela dokumente.
6. korak
Navedite tudi datum dokumenta. Nahaja se lahko na koncu in na začetku inventarja, tako na levi kot na desni strani dokumenta. Na zalogi ni nameščen pečat organizacije.
7. korak
Seznam dokumentov je sestavljen v dveh izvodih: eden ostane v organizaciji, drugi je predstavljen na kraju zahteve.
